1.
Pengertian Sistem
Suatu sistem pada dasarnya
adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang
berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.Secara sederhana, suatu
sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur,
komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling
tergantung satu sama lain, dan terpadu. Dari defenisi ini dapat dirinci lebih
lanjut pengertian sistem secara umum, yaitu :
a.
Setiap system terdiri dari unsur-unsur.
b.
Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang
bersangkutan.
c.
Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
d.
Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Menurut Etimologi istilah sistem berasal dari bahasa Yunani, System yang artinya himpunan bagian
atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai tujuan bersama
Pengertian sistem menurut sejumlah para ahli:
a.
L. James Havery
Menurutnya sistem adalah
prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang
berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai satu
kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.
b.
John Mc Manama
Menurutnya sistem adalah sebuah
stuktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan
yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang
diinginkan secara efektif dan efisien.
c.
C.W. Churchman
Menurutnya sistem adalah
seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat
tujuan.
d.
J.C Hinggins
Sistem adalah seperangkat
bagian-bagian yang saling berhubungan.
e.
Edgar F Huse dan James L. Bowdict
Menurutnya sistem adalah suatu
seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung
sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dari satu bagian akan
mempengaruhi keseluruhan.
Dari pengertian diatas dapat kami simpulkan
bahwa pengertian sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas beberapa
komponen atau elemen yang saling berhubungan atau saling terikat satu sama lain
yang secara bersama mencapai tujuan-tujuan yang sama.
2.
Ruang Lingkup Sistem Informasi
Ruang lingkup sistem
informasi yaitu ruang lingkup yang ditentukan dari awal
pembuatan yang merupakan garis batas lingkup kerja sistem tersebut,
sehingga sistem informasi tersebut tidak bersinggungan dengan sistem informasi
lainnya.
Ruang lingkup SIM sebenarnya
tertuang pada tiga kata pembentuknya, yaitu
“sistem”, “informasi”, dan “manajemen”. Sistem merupakan
kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu
kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Di dalam perusahaan, yang dimaksud
elemen dari sistem adalah departemen-departemen internal, seperti persediaan
barang mentah, produksi, persediaan barang jadi, promosi, penjualan, keuangan,
personalia; serta pihak eksternal seperti supplier dan konsumen yang saling
terkait satu sama lain dan membentuk satu kesatuan usaha.
Informasi adalah hasil
pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi
bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang
dibutuhkan oleh orang untu menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada.
Informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan
kebutuhannya masing-masing
Dari ruang lingkup di atas,
beberapa ahli telah memberikan rumusan tentang sistem informasi manajemen,
antara lain :
a.
SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang
efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989).
b.
SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer
yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang
serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya
mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang
dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam
bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika.
Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat
keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995).
c.
SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag
akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan
keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan , operasi
secara efektif dan pengendalian (Stoner, 1996)
Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa
SIM adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna
mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi.
3.
Tipe Sistem
Ada berbagai tipe sistem berdasarkan kategori:
a.
Atas dasar keterbukaan:
·
Sistem terbuka, dimana pihak luar dapat mempengaruhinya. Lebih spesifik dikenal juga yang disebut
dengan sistem terotomasi ;yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan
berinteraksi dengan kontrol olehsatu atau lebih komputer sebagai bagian dari
sistem yang digunakan dalam masyarakatn modern.
·
sistem tertutup, sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa
adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut
ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada
hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar
tertutup).
b.
Atas dasar komponen:
·
Sistem fisik, dengan komponen materi dan energi. merupakan sistem yang ada secarafisik, sehingga setiap
makhluk dapat melihatnya (Sistem Komputer, Sistem Akuntansi, Sistem Produksi
dll.)
·
Sistem non-fisik atau konsep, sistem yang berupa pemikiran
atau ide- ide yang tidak tampak secara fisik (Sistem Teologia yang merupakan
suatu sistem yang menggambarkan hubungan Tuhan dengan Manusia)
4.
Sub Sistem
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu: tujuan,
masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta
lingkungan. Berikut elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem.
a.
Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (goal),
entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi
pemotivasi yang mengarahkan sistem. Yanpa tujuan, sistem menjadi tidak terarah
dan tidak terkendali. Tentu saja tujuan antara satu sistem dengan sistem yang
lain berbeda.
b.
Masukan
Masukan (input) sistem
adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selajutnya menjadi bahan
yang diperoses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara
fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah
bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya:
permintaan jasa pelanggan).
c.
Proses
Proses merupakan bagian yang
melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang
berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga
bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau
limbah pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit,
proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.
d.
Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran
bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
e.
Batas
Yang disebut batasan (boundary)
sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan).
Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup atau kemampuan sistem .
sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan
kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah took kelontong dipengaruhi oleh pembelian
pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas
sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku
sistem. Sebagai contoh: dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat
mengurangi keterbatasan dana.
f.
Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control
mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang
mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan
maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai
dengan tujuan.
g.
Lingkungan
Lingkungan adalah segala
sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bias berpengaruh terhadap operasi
sistem dalam arti bisa merugikan atau merugikan sistem itu sendiri. Lingkungan
yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak
mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap
harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.
5.
Sistem dan Organisasi
Organisasi adalah struktur sosial resmi stabil yang memiliki
sumber-sumber berasal dari lingkungan dan memproses sumber-sumber itu agar
menghasilkan output.
Definisi behavioral organisasi
adalah kumpulan hak, hak khusus, kewajiban, dan tanggung jawab yang harus
dengan cermat diseimbangkan selama periode waktu tertentu melalui konflik dan
resolusi konflik.
Ada beberapa peranan penting sistem informasi dalam organisasi, antara
lain:
a.
meningkatkan kinerja organisasi melalui:
·
peningkatan produktivitas
·
pengurangan biaya
·
peningkatan pengambilan keputusan
·
peningkatan layanan ke pelanggan
·
pengembangan aplikasi-aplikasi strategis
b.
mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian dalam
organisasi
c.
mengkoordinasikan subsistem-subsistem dalam organisasi
d.
meng-integrasikan subsistem-subsistem
System Informasi dapat Mempengaruhi Organisasi
Teori ekonomi.
a.
IT mengganti biaya modal dan biaya informasi
b.
Teknologi system informasi merupakan factor produksi seperti
halnya modal dan tenaga kerja
c.
Teori biaya transaksi menyatakan bahwa perusahaan berusaha
mengurangi biaya transaksi.
d.
IT membantu perusahaan menekan biaya transaksi. Jika biaya
transaksi menurun, jumlah karyawan juga mengecil karena semakin murah dan mudah
bagi perusahaan untuk membuat kontrak pembelian barang-barang dan jasa di pasar
disbanding membuat sendiri produk dan jasanya.
e.
Teori agensi mengatakan perusahaan memiliki ikatan kontrak di
antara bagian-bagian yang harus diawasi dan dikelola.
f.
IT bias mengurangi biaya agensi, memungkinkan perusahaan untuk
tumbuh tanpa menambah biaya pengawasan, dan tanpa menambah tenaga kerja.
Teori Behavioral
a.
IT membuat organisasi lebih ramping.
b.
IT mampu mengubah hierarki pengambilan keputusan dengan menekan
biaya informasi
c.
memperluas distribusi informasi
d.
mempercepat proses pengambilan keputusan
e.
memfasilitasi pekerja tingkat-bawah untuk membuat keputusan tanpa
pengawasan dan meningkatkan efisiensi manajemen
f.
Rentang pengendalian perusahaan juga akan meningkat
Pada organisasi postindustri, otoritas meningkat bergantung pada
pengetahuan dan kompetensi. Jadi, bentuk menjadi ramping karena para pekerja
professional cenderung berciri self-managing; dan pengambilan keputusan menjadi
lebih terdessentralisasi sementara pengetahuan dan informasi semakin tersebar
secara luas.
Teknologi informasi mendorong jaringan task force organisasi
dimana kelompok-kelompok professional bertemu baik langsung maupun melalui
media elektronik untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu. Hal ini mengarah pada
organisasi virtual, yaitu organisasi yang memanfaatkan jaringan untuk
menghubungkan orang, asset, dan gagasan dalam menciptakan dan mendistribusikan
produk dan layanan tanpa terbatasi oleh batasan-batsan tradisional organisasi
atau lokasi fisik.
System informasi terkait dengan politik organisasi karena
mempengaruhi akses ke sumber utama, yaitu informasi. System informasi
berpotensi mengubah struktur, budaya, politik, dan kerja organisasi. Alasan
paling umum dari kegagalan proyek-proyek besar mengarah kepada hambatan
perubahan politikal dan organisasional.
